Política del Sistema Interno de Información
Con la voluntad de promover la cultura de la información y de la comunicación, como mecanismo para prevenir y detectar irregularidades y proceder de forma inmediata a su tratamiento efectivo, ANDRÉS PINTALUBA, S.A. (APSA) dentro del marco de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de Febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, aprueba la presente Política del Sistema Interno de Información que establece sus directrices generales y que es desarrollada también, a través del correspondiente procedimiento interno.
El Sistema Interno de Información, permite comunicar información sobre irregularidades a todos los miembros de la Organización y también a sus partes interesadas, así como a todo el colectivo de personas referidas en el artículo 3 de la Ley 2/2023, de 20 de Febrero, siempre que, en este último caso, se den las condiciones y los requisitos previstos en la misma.
La buena fe, la conciencia honesta de que se han producido o pueden producirse hechos graves perjudiciales, constituye un requisito indispensable para la protección del Informante. Esa buena fe es la expresión de su comportamiento cívico y se contrapone a otras actuaciones que, por el contrario, resulta indispensable excluir de la protección, tales como la remisión de informaciones falsas o tergiversadas, así como aquellas que se han obtenido de manera ilícita. Quedan prohibidas las comunicaciones o acusaciones falsas, las calumnias o las realizadas de mala fe, y todas ellas pueden verse sujetas a medidas disciplinarias o de otra naturaleza. Así mismo, la comunicación de información falsa sobre acciones u omisiones previstas en la Ley 2/2023, podría ser sancionada administrativamente como muy grave, con una sanción de 30.001 hasta 300.000 euros.
Esta Política garantiza los derechos de la persona informante y de la persona afectada por la comunicación. En particular, en el caso de la persona informante, se garantiza la protección frente a represalias producidas a nivel interno en el entorno laboral o profesional y, en el caso de la persona afectada por la comunicación, el derecho al honor y a la presunción de inocencia, así como el derecho de defensa y preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y los datos del procedimiento. En todos los casos, la garantía de estos derechos supondrá la concurrencia de los requisitos legalmente exigibles, en especial, los exigidos por la Ley 2/2023.
El Sistema Interno de Información debería utilizarse de manera preferente para canalizar la información, pues una actuación diligente y eficaz en el seno de la propia Organización podría paralizar las consecuencias perjudiciales de las actuaciones investigadas. No obstante, declarada esta preferencia, la persona informante puede elegir el cauce a seguir, interno o externo, según las circunstancias y los riesgos que considere.
Se podrán comunicar, acciones u omisiones que, dentro del marco personal y material de aplicación de la Ley 2/2023, puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea o infracciones penales o administrativas graves o muy graves. Para la vía escrita está disponible el correspondiente formulario ubicado en la página web corporativa, así como el envío postal, dirigiendo la comunicación a la atención del Responsable del Sistema Interno de Información, en el domicilio social de la Compañía: Polígono industrial Agro-Reus, C/ Prudenci Bertrana, nº 5, 43206 Reus (España). Teléfono: +34 977 317 111 y Fax: +34 977 323 188. Se ofrece también la posibilidad de realizar la comunicación de manera verbal, mediante la petición de una reunión presencial con el Responsable del Sistema Interno de Información.
El Consejo de Administración ha nombrado un Responsable del Sistema Interno de Información, que es un órgano colegiado compuesto por tres miembros, que asumirá diligentemente, y en ausencia de conflicto de interés, la resolución de los procedimientos iniciados a raíz de las informaciones recibidas, asegurando la adecuada aplicación del Procedimiento con honestidad y objetividad hacia todas las personas involucradas.
En un plazo de siete (7) días a partir de la recepción de la comunicación, se acusará recibo al Informante, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación. El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres (3) meses, salvo en casos de especial complejidad, en cuyo caso podrá prorrogarse otros tres (3) meses adicionales. Se establecen plazos específicos para la conservación y supresión de los datos personales y de las comunicaciones, en línea con la normativa de protección de datos de carácter personal.
Las comunicaciones de información que se admitan a trámite, serán objeto de un adecuado seguimiento y de investigación interna, archivándose aquellas otras en las que no concurran los requisitos exigibles para ser objeto de tratamiento, seguimiento e investigación.
El Sistema Interno de Información garantiza la confidencialidad y el secreto de la información transmitida, la identidad y protección de los datos personales del Informante, de los terceros mencionados en la comunicación, y de la persona afectada por la comunicación, durante todas las etapas del proceso de tratamiento y seguimiento de la comunicación, así como a lo largo del eventual proceso de investigación interna o diligencias que se realicen basándose en los hechos comunicados. Sólo podrán acceder a la información incluida en el Sistema Interno de Información aquellas personas que estén debidamente autorizadas, dentro del ámbito de sus competencias y funciones.
Cualquier incumplimiento de la presente Política, y demás procedimientos que la desarrollen, podrá ser objeto de sanciones disciplinarias o de la naturaleza que corresponda, en función de la relación jurídica establecida y de las circunstancias concurrentes, sin perjuicio de la eventual aplicación del régimen sancionador de la Ley 2/2023, que prevé un conjunto de infracciones administrativas leves, graves y muy graves, con multas de hasta 300.000 euros para personas físicas y de hasta 1.000.000 de euros para personas jurídicas.
ANDRÉS PINTALUBA, S.A. revisará periódicamente esta Política para velar por su eficacia.
Versión 00. Fecha: 23-10-2023
